Dữ liệu sạch và những công thức cần biết
Step 1 / 4·Bảng dữ liệu phẳng: một dòng, một bản ghi
0/4 step hoàn thành
Learning objectives — sau module này bạn sẽ:
- Tổ chức dữ liệu theo cấu trúc bảng phẳng dùng được cho mọi báo cáo
- Nhận ra và xử lý năm lỗi dữ liệu phổ biến
- Dùng đúng công thức để tính các chỉ số nhân sự cơ bản
Bảng dữ liệu phẳng: một dòng, một bản ghi
Sửa nguyên nhân của 80% khó khăn khi làm báo cáo.
Phần lớn thời gian làm báo cáo nhân sự bị tiêu vào việc xử lý dữ liệu, và phần lớn khó khăn đó đến từ cách bảng gốc được tổ chức. Nguyên tắc quan trọng nhất: bảng DỮ LIỆU và bảng BÁO CÁO là hai thứ khác nhau.
Hai cách tổ chức bảng nhân sự
Bảng đã định dạng để in
“Mỗi phòng ban là một khối riêng có tiêu đề ở giữa bảng, có dòng tổng cộng xen kẽ, các ô bị gộp, tháng nằm thành nhiều cột (T1, T2, T3…), và một dòng trống ngăn cách giữa các khối.”
Bảng này dễ nhìn khi in nhưng gần như không thể lọc, không tạo được PivotTable, và mỗi lần thêm tháng mới là phải sửa lại toàn bộ công thức.
Bảng dữ liệu phẳng
“Một dòng cho một bản ghi (một nhân viên hoặc một sự kiện), mỗi cột là một trường: mã nhân viên, họ tên, phòng ban, chức danh, ngày vào, ngày nghỉ, lý do nghỉ, quản lý trực tiếp, loại hợp đồng. Không ô gộp, không dòng tổng, không dòng trống.”
Từ bảng này bạn tạo được mọi báo cáo bằng PivotTable trong vài phút, thêm dữ liệu mới chỉ là thêm dòng, và không công thức nào bị vỡ.
Năm lỗi dữ liệu phổ biến và cách xử lý
- NGÀY THÁNG LƯU DƯỚI DẠNG VĂN BẢN: kiểm tra bằng cách căn phải — ngày thật luôn tự căn phải. Đây là nguyên nhân số một khiến mọi phép tính thâm niên sai.
- TÊN PHÒNG BAN VIẾT KHÔNG NHẤT QUÁN: 'Phòng Nhân sự', 'P. Nhân sự', 'Nhân sự', 'HR' — dùng danh sách chuẩn và ô chọn thay vì gõ tay.
- Ô GỘP: xóa toàn bộ ô gộp trong bảng dữ liệu. Chúng phá vỡ mọi thao tác lọc và Pivot.
- MỘT Ô CHỨA NHIỀU THÔNG TIN: 'Nguyễn Văn A - NV001 - Sản xuất' phải tách thành ba cột riêng.
- KHOẢNG TRẮNG THỪA VÀ CHỮ HOA CHỮ THƯỜNG LẪN LỘN: dùng hàm TRIM để cắt khoảng trắng — đây là lý do phổ biến khiến hàm tra cứu báo lỗi dù nhìn thì thấy giống hệt nhau.
Key takeaway: Bảng dữ liệu phẳng: một dòng một bản ghi, mỗi cột một trường, không ô gộp, không dòng tổng, không dòng trống.