Những email khó viết
Step 1 / 2·Từ chối và nhắc lại
0/2 step hoàn thành
Learning objectives — sau module này bạn sẽ:
- Từ chối mà vẫn giữ quan hệ
- Nhắc lại mà không gây khó chịu
- Báo tin xấu đúng cách
Từ chối và nhắc lại
Hai loại email ai cũng phải viết và ai cũng ngại.
Cấu trúc cho hai loại
| Loại | Cấu trúc |
|---|---|
| Từ chối | (1) Cảm ơn hoặc ghi nhận đề nghị. (2) Từ chối rõ ràng ở câu thứ hai, không vòng vo. (3) Nêu lý do ngắn, thật. (4) Đề xuất một phương án thay thế nếu có. |
| Nhắc lại | (1) Chuyển tiếp email cũ, giữ nguyên tiêu đề, thêm 'Nhắc lần 2'. (2) Một dòng duy nhất: 'Anh chị giúp em phản hồi trước [ngày] nhé, em cần để [hệ quả].' (3) Không xin lỗi vì đã nhắc. |
Từ chối: hai cách
Vòng vo
“'Em cảm ơn anh đã nghĩ tới em. Việc này rất hay và em cũng rất muốn tham gia. Hiện tại thì lịch của em hơi kín một chút, không biết có thể sắp xếp được không, để em xem lại rồi báo anh sau nhé.'”
Người nhận không biết đây là có hay không, nên vẫn giữ chỗ cho bạn và có thể hỏi lại. Việc từ chối bị kéo dài thành hai ba vòng trao đổi.
Rõ ràng và tử tế
“'Cảm ơn anh đã nghĩ tới em. Lần này em không tham gia được — em đang chốt hai chương trình phải xong trong tháng. Nếu anh cần một người nắm phần đào tạo an toàn, chị Hà làm phần đó rất chắc, em giới thiệu giúp anh được.'”
Từ chối rõ ở câu thứ hai, lý do thật, và có một phương án thay thế. Quan hệ được giữ nguyên mà không tốn thêm vòng trao đổi nào.
Đừng xin lỗi khi nhắc lại
'Em xin lỗi làm phiền anh lần nữa' đặt lỗi về phía bạn trong khi bạn không làm gì sai. Một câu trung tính — 'anh giúp em phản hồi trước thứ Năm nhé' — vừa lịch sự vừa giữ đúng vị thế.