Module 3/4 28 phút
Giữ cho tri thức không mục
Step 1 / 2·Tổ chức theo câu hỏi, không theo phòng ban
0/2 step hoàn thành
Learning objectives — sau module này bạn sẽ:
- Tổ chức kho tri thức theo cách người dùng đi tìm
- Thiết lập chu kỳ rà soát và người chịu trách nhiệm
- Nhận diện và xử lý tài liệu chết
Học ~12 phút
Tổ chức theo câu hỏi, không theo phòng ban
Người cần tìm phải tìm ra trong hai phút.
Hai cách tổ chức kho tri thức
Theo sơ đồ tổ chức
“Thư mục Phòng Sản xuất > Tổ 1 > Tài liệu 2024 > Bản cập nhật cuối.”
Người đi tìm không nghĩ theo phòng ban, họ nghĩ theo việc đang cần làm. Và khi tổ chức thay đổi thì toàn bộ cấu trúc lệch.
Theo tình huống công việc
“Thư mục Xử lý khi máy dừng đột ngột > Dấu hiệu nhận biết > Ba trường hợp thường gặp.”
Trùng với cách người dùng đặt câu hỏi trong đầu. Tồn tại được qua các lần thay đổi cơ cấu.
Bốn quy tắc đặt tên và tổ chức
- Đặt tên bằng câu hỏi hoặc tình huống, không bằng mã tài liệu
- Một nguồn duy nhất cho mỗi nội dung — không có hai bản cùng đúng
- Ghi rõ ngày rà soát gần nhất và người chịu trách nhiệm ngay đầu tài liệu
- Mọi tài liệu quá 18 tháng chưa rà đều bị đánh dấu để kiểm tra lại