Chuẩn bị và điều hành
Step 1 / 4·Agenda viết bằng kết quả
0/4 step hoàn thành
Learning objectives — sau module này bạn sẽ:
- Viết agenda bằng kết quả thay vì bằng chủ đề
- Quyết định ai thật sự cần dự họp
- Điều hành để cuộc họp giữ được nhịp và mọi người được nói
Agenda viết bằng kết quả
Sửa một thứ có tác động lớn nhất tới chất lượng cuộc họp.
Hai cách viết agenda
Agenda theo chủ đề
“1. Tình hình tuyển dụng 2. Kế hoạch đào tạo quý 4 3. Vấn đề nhân sự khối sản xuất 4. Các vấn đề khác”
Không ai biết cuộc họp cần đi tới đâu, nên phần một dễ chiếm 40 phút và phần ba — thứ thật sự quan trọng — bị đẩy sang buổi sau. 'Các vấn đề khác' gần như luôn là nơi cuộc họp mất kiểm soát.
Agenda theo kết quả
“1. QUYẾT ĐỊNH: chốt ngân sách đào tạo quý 4 (15 phút, tài liệu đã gửi) 2. GIẢI QUYẾT: tìm nguyên nhân nghỉ việc cao ở khối sản xuất và chọn 2 hành động (25 phút) 3. THÔNG TIN: cập nhật tiến độ tuyển dụng (5 phút, đã gửi trước, chỉ hỏi đáp)”
Mỗi mục nói rõ cần ra khỏi cuộc họp với cái gì, mất bao lâu, và cần chuẩn bị gì trước. Người tham dự biết đọc gì trước và biết khi nào cuộc họp đang đi lệch.
Bốn quy tắc viết agenda
- MỖI MỤC BẮT ĐẦU BẰNG ĐỘNG TỪ KẾT QUẢ: quyết định, chọn, thống nhất, tìm nguyên nhân — không phải 'trao đổi về' hay 'thảo luận'.
- GHI THỜI LƯỢNG CHO TỪNG MỤC. Không có thời lượng thì mục đầu tiên luôn ăn hết thời gian của mục cuối.
- GỬI TÀI LIỆU TRƯỚC ÍT NHẤT 24 GIỜ, và nói rõ ai cần đọc gì. Đọc tài liệu trong cuộc họp là cách tốn kém nhất để đọc.
- BỎ MỤC 'CÁC VẤN ĐỀ KHÁC' hoặc giới hạn nó 5 phút cuối. Đây là nơi cuộc họp bị kéo dài mất kiểm soát nhiều nhất.
Key takeaway: Mỗi mục agenda nói rõ cần ra khỏi cuộc họp với KẾT QUẢ gì, trong bao lâu, và cần đọc gì trước.